——兼谈百姓年鉴编纂方案及其实施得失与建议

〔本文发表于《年鉴信息与研究》2003年第四期〕

金明德

    〔前言〕近年来，年鉴界关于地方综合年鉴（下称大年鉴）功能改革的研究和探讨方兴未艾。大年鉴“官书色彩明显、民用价值不足”已成为全国年鉴界的共识；如何使其在保持“官书”功能的同时“走向基层、走向市场、走向百姓”（以下简称“三走向”），业已成为年鉴与时俱进改革创新的共同首要课题。为此，一些地方几年前就开始编纂出版百姓年鉴或年鉴百姓手册（下称小年鉴），如《大连百姓年鉴》、《南京人手册》、《浦东生活年鉴》等，开创了年鉴服务功能创新拓展从理论到实践的先河，矗立了年鉴改革发展的里程碑。作为改革开放以来数十个项目国家试点地级城市的江苏省常州市，进入21世纪后更以“苏锡常”经济与社会领先发展的区位优势鹤立于“长三角经济圈”，2002年经国务院定位特大城市又为它实现“两个率先”（率先实现小康和率先实现基本现代化）提供了前所未有的发展时空（机遇和空间）；同时，随着政治和行政体制的改革，人民群众对政务服务的公开度和透明度要求日益提高，参政议政的积极性也空前高涨。作为全市唯一最大的地方政府综合年刊《常州年鉴》，更应当为政务改革、城市发展和广大人民群众提供全方位的信息服务，使这个“城市窗口”和“城市名片”的内容更趋详实、功能更趋完善、作用更趋全面。因此，编纂出版《常州年鉴•百姓手册》适时地提上议事日程，并于2003年初公开出版发行。现结合百姓年鉴编纂实践，将有关方案和问题作一介绍和探讨,供同行和专家参考。

    一、编纂小年鉴，促进年鉴“三走向”的必要性和宗旨、方针与职能

    编纂出版小年鉴，虽然不能彻底改变地方综合年鉴的“官书”性质（作为地方“正史”的史料工具书，也不可能彻底丢弃“官书”色彩），但它确是年鉴当前实现“三走向”的起始步伐或曰形式步伐。结合数地小年鉴编纂经验和《常州年鉴•百姓手册》的编纂实践，我们可以从其必要性和宗旨、方针两方面进行思考。

    首先，从必要性角度看，它至少体现于以下五个需要：一是年鉴实现“三走向”、完善其服务功能的需要；二是全面履行年鉴办刊宗旨、方针和职能的需要；三是贯彻执行地方志工作新时期“五年计划”的需要；四是地方综合年鉴的补充与配套并强化其“城市窗口”与“城市名片”作用的需要；五是政务改革和转变政府职能、甚至是配合政治文明建设的需要。

    其次，从宗旨、方针与职能看——

    1.编纂出版小年鉴应确立“三服务”宗旨：即在“三走向”根本方向指导下，确立以“为基层组织服务, 为中小企业服务，为老百姓服务”（重点是为老百姓服务）的根本宗旨，以体现其编纂出版的鲜明目的性；2.“四性”方针：即以“社会性、服务性、便检性、实用性”作为小年鉴的编纂方针，使整个编纂过程及其出版物不脱离既定的编纂出版方向，实现其编纂出版宗旨；3.“民书”职能：即为百姓提供最新政务、经济与社会发展简明资料和安居乐业生活服务的全面信息，是政府沟通市民的桥梁，是专门为老百姓编纂出版的实用性民书。此职能与“官书”职能相配套，以完善整个年鉴的服务功能。

    二、编纂方案与编纂计划举要

    《常州年鉴•百姓手册》吸取其他兄弟城市百姓年鉴的长处，结合本地实际，扬长避短，特别是避免将其编成大年鉴的“缩印本”之弊端，经过精心策划和反复可行性研究，形成一整套编纂方案与计划，并在可行性研究的基础上付诸实施。

    （一）编纂方案及其可行性分析择要

    A.内容框架  全书设22个类目，分别下设若干分目，每个分目下设若干条目，简介如下：

    1.常州概况。下设：历史沿革；行政区划；综合实力；城市规划；人力资源；自然资源；历史名人；古今地名；咏常诗词……；2.大事要闻。下设：政治经济；科技教育；文化艺术；社会法律……；3.交通运输。下设；市内公交；城乡客运；长途客运；铁路运输；航空运输；港口水运；国际货运；车辆管理……；4.邮政电信。下设：中国邮政；中国电信；中国移动；中国联通；寻呼网台；常用网址……；5.品牌特产。下设：知名品牌；地方特产……；6.旅游餐饮。下设：旅游景区；名胜古迹；休闲广场；宾馆饭店；快餐外送；影院剧场；歌厅茶馆；旅行社线……；7.市场购物。下设：商贸街区；大型商场；专业市场；专业商场（店）；超市、连锁店……；8.公用事业。下设：供水；供电；供气；供热；城管；环保……；9.医疗卫生。下设：医院药店；医疗保险；医疗价格；家庭病床（社区中心）；专家门诊；急救指导；卫生防疫……；10.体育健身。下设：体锻场馆；健身房所；养身之道……；11.文化艺术。下设：文化场馆；文化市场；报刊影视；图书博览……；12. 教育求学。下设：幼儿教育；专长教培；小学教育；中学教育；高等教育；考研；成人教育；特殊教育；职业教育；自学考试；出国留学；职业考证……；13. 房产置业。下设：购房指南；房产市场；开发公司；居民小区；土地售租……；14.消费信贷。下设：信贷机构；住房信贷；车辆信贷；旅游信贷；其他信贷……；15.投资理财。下设：证券交易；外汇兑换；居民储蓄；税务事务；典当调剂；其他投资……；16.劳动就业。下设：人力资源机构；人才就业与流动；劳动力市场；退役军人安置；劳务输出……；17.社会保障。下设：保障机构；保障项目；民政福利；社会保险；商业保险……；18.居家生活。下设：户籍管理；婚姻生育；菜场集市；沐浴理发；装潢搬迁；维修网点；物业管理；社区服务；殡葬服务……；19.法律维权。下设：消费者权益；公证；调解仲裁；行政复议；法律诉讼；法律援助；公共治安……；20.行政审批。下设：市场与经济管理事项办理；工商事项办理；人事、劳动事项办理；公共场所安全事项办理；特种行业证件办理；房管事项办理；文化事项办理……；21.出入国境。下设：出国手续；探亲定居；出入境卫生检疫；海关检查……；22.沟通服务。下设：信访接待；投诉举报；应急热线；中介机构；社会团体；实用政策文件目录……。

    上述类目名称有些虽与大年鉴重复，但内容及其表述方式不重复或基本不重复，如“教育求学”中，重点反映各级各类学校和招生项目、人数、学制、学费、报名、考试方法以及地址、电话等；又如“文化艺术”中，重点反映文化场馆、市场甚至包含市民普遍喜爱的养鸟种花等以及报刊影视和图书载体、种类、场所、地址、电话和投稿、联系方式等服务性、指导性资料；“交通运输”中包括出租车、观光三轮车；“车辆管理”中包括驾驶培训；“旅游餐饮”中宾馆饭店可上些特色菜肴；“市场购物”中包含专卖店；“社会保障”中提供老年人服务索引；“出入国境”中因公出国和因私出国、“中介组织”中的业务专长、“其他投资”中包括各种彩票等资料都应收入。所有类目凡有服务项目、地址、邮编、电话的，一概编入。

    B.形式装帧  1.开本尺寸：小32开本（105×185毫米）；2.版式字数：内芯文字用小五号字，通栏式；每页25字×28行＝700字，总字数20万。其中正文240页，168000字; 3. 封页装帧：封面封底彩色印刷，用200克单面铜版纸，折页，贴亚膜，简装；4. 扉页：最新交通旅游图，折叠。

    C. 编纂组织及步骤  组织：1. 成立编委会；2. 确定编辑队伍；3. 确定组稿方式和建立撰稿人队伍；4. 建立通联队伍（重点为提供资料服务）。步骤:1. 制定编纂方案及方案实施工作计划；2. 组建工作队伍；3. 召开编纂工作动员大会，颁布编纂方案、计划和要求；4. 组稿、编辑、排版、校对；5.出版、印刷、发行。

    D. 发行工作  1. 制定发行政策。确立以市场发行为主、行政发行为辅的发行方针；制定以市场机制为发行政策基点的适应图书市场发行的具体政策；2. 建立发行队伍。可组织书商包销或聘请下岗职工发行；3. 建立发行网络。将全市所有书店、书摊、报刊亭纳入发行网络，由发行人员分片包干。

    E. 方案实施的可行性分析 

    1.财务分析（见下表）

    《常州年鉴•百姓手册》收支预算表（略）

    说明：1，定价暂定每册10元，销售量超过12000册始有盈利；2，发行收入按定价×印数的90％计算（10％赠送）；3，照排费按大年鉴的40％计算； 4，原则上不做广告，但有些版面可考虑收些版面费。

    2. 有利条件分析：(1) 有领导的决心和群众建议及单位内部勇于开拓者的共识；(2)预先纳入全市地方志工作“十五”计划并经政府颁布；(3)有较成熟的编纂机制和编纂队伍；(4)有较充分的市场需求；(5)有先进地区的编纂经验。

    3.需建立的保证措施: (1)经费保证。按照上述财务分析，倘能争取政府2～3万元经费支持，则方案执行既有社会效益，又有一定的经济效益；(2)组织保证。包括上述三支队伍建设及相应的编纂机制的调整和完善，尤其是撰稿人队伍的建设刻不容缓，可以考虑将发行员纳入通联队伍，提早介入，担当与撰稿人联络的职能；(3)时间保证。小年鉴的编纂时间恰与大年鉴同步，这就造成编辑力量和时间上的双重矛盾。要找出解决此矛盾的有效方法，否则难以实现预期目标；(4)制度保证。要克服大年鉴编纂制度执行过程中的弊端，制定和完善各项操作制度与措施并严格执行，变“人治”为“制度治”；（5）计划保证。围绕编纂方案，统一调度现有人力、物力、资料和时间资源，制订详细的方案实施工作计划，确保在预期时间内实现方案目标。

    (二)编纂方案实施工作计划要点

    实施工作计划包括计划目标（含任务目标、质量目标、数量目标和时间目标）；操作方案（含操作工序、组稿编辑方式和组稿要求、组稿编辑分工）；计划实施保证措施（含经费、组织、管理、印刷、发行、协调和其他措施）等三大方面内容（略）。

    编纂方案是实施工作计划的基础和指导；实施工作计划是编纂方案的细化和分解，就像工件加工的图纸和流程，是具体操作的标准和要求。操作计划必须根据实际情况制订得切实可行，并在操作过程中根据情况进行微调，但不能随意变更既定目标，才能保证方案的顺利实施，实现预期目标。

    三、小年鉴编纂出版的得失分析及发展方向建议

    （一）小年鉴编纂出版是年鉴“三走向”的有益尝试和起步

    一是提高年鉴知名度的重要途径。小年鉴的主要特点是，其内容囊括了老百姓衣食住行、求学问医、休闲玩乐等日常生活和出门办事的指南性、服务性实用信息，是老百姓的居家之友、出门之友、办事之友，其95％以上内容是大年鉴所没有的，弥补了大年鉴的内容缺陷，使老百姓知道了“年鉴”，从而提高了年鉴的知名度。

    二是探索年鉴市场的有效实验。小年鉴出版后，首批印量12000册3个月内发行一空（这在大年鉴是不能设想的），绝大多数是销往城乡最基层单位和个人，证明了在现代信息化社会中，基层组织和人民群众是欢迎具有实用价值的年鉴的。因而可以得出一个结论：面向基层、面向百姓的年鉴具有广阔的市场。

    三是对运营机制的有益检阅。《常州年鉴•百姓手册》从构思策划到市场调研、可行性论证；从编制方案、计划，再到收集资料、组稿、编纂、出版，全部时间只用5个月（正式启动操作到完成只用3个月），其时正与大年鉴组稿同步，且有关单位也在着手编纂同类书刊，竞争态势明显，编辑部门面临双重压力。编纂组织者采用“大编辑部”组稿形式和借用“滚动计划法”、“TQC”质量管理法和“倒计时法”等现代化管理方法履行计划、组织、指挥、控制和协调等管理职能，终于使成品按时进入春节长假市场，抢占了市场先机，竞争对手被迫放弃先我起动的同类计划。实践证明此经营管理机制有效。

    四是锻炼编纂队伍的难得机会。编纂小年鉴，所有参与人员皆是“大姑娘上轿头一回”，开始时有些人员面对方案、计划感到束手无策，对如何收集资料和组稿更觉无从下手。经采用“业务讨论会理思路”、“时间责任制加压力”、“市场意识强信心”，使全体人员经历了新的“采编制”操作实践，编纂队伍业务能力得到一次前所未有的锻炼和提高。

    （二）小年鉴编纂出版提出了新的探讨课题

    首先，内容框架尚需进一步完善。其一，编纂方案所列内容不可能“全面囊括”百姓日常生活所需的全部信息，必有疏漏之处。如家政服务、专长教培、浴室理发、出租车招呼电话、国际电话区号、价格服务咨询等现代市民生活必需的信息，甚至休闲玩乐中关于各种棋牌打法、宠物饲养等等，很多读者提出要求编入；现代科技知识应用于日常生活的信息也应当编入。其二，面向和服务于“三农（农业、农村和农民生活）的内容基本空白，这是百姓手册的最大内容缺陷，这样就失去了一块最大的市场。

    其次，成品书与编纂方案存在差距。一方面，由于时间紧、编纂周期短、初次尝试以及少数人员责任心欠强等原因，有些分目结构及其条目内容被动于到手资料，如商贸街区、医疗价格、卫生防疫、报刊影视、考研究生、职业考证、维修网点、外汇兑换、典当调剂等等，皆因资料收集不到位而未能编入，使之与编纂方案差距较大；另一方面，因既定篇幅（篇幅又受既定价格限制）所限，许多实用性信息只能忍痛割爱。如全市街道乡镇地址电话、古地名典故资料、咏常诗词、历史名人简介太少等，很多类目不得不舍弃许多好资料，甚为可惜。

    再次，传统编纂机制改革刻不容缓。尽管“大编辑部”制对于突击性任务具有“人多力量大”之优势，但因专业职能不同、人员水平和能力差异，以及责任心不一，工作结果和质量就大相径庭；再加上人多主意多很难统一、行政领导与专业技术人员认识上的差异、习惯势力与创新意识的矛盾等等，都明显体现出传统编纂机制的弊端是：能出产品但决不能出精品。这种僵化的传统体制与“三走向”的时代要求是格格不入的，因此改革势在必行且刻不容缓。

    又次，经营方式的市场化运作未能大胆探索。小年鉴预期的销售思路是，意欲通过图书市场直接销给百姓，故将价格定为10元（盈亏平衡点价位），出发点是让利于百姓。后考虑到书商提成高和市场细分后的跟踪管理工作量太大，遂改为内部工作人员认购包销、适当给予奖励的办法，但仍维持10元价格不变。此办法之利在于强化了工作人员的压力和责任心，形成内部工作竞争态势；其弊端是既失去一次真正市场化运作的探索机会，又未抓住改变销售方式（主要销给单位）后可以在物价审批范围内适当调价的机会，再加上因时间紧迫而放弃做广告或收版面费的预期收入决策，经济效益上损失较大。

    （三）年鉴“三走向”新编纂方式的建议

    综合数地编纂百姓年鉴（或手册）的经验教训，笔者认为，将大年鉴与“小年鉴”分开编纂，尽管具有上文所述之利，但大、小年鉴“两张皮”和“时效不同步”（小年鉴不可能也没必要每年编纂出版，使它始终只是大年鉴的零星点缀）的弊端十分明显。因此笔者建议：可以将大年鉴分成上、下两部分或两分册，上部（上分册）保持“官书”职能不变，但需调整内容结构和精炼内容；下部（下分册）体现为百姓服务内容，只要将变动资料每年更新即可。这样，年鉴真正实现“两职能皆具、三走向同步”，大约指日可待。

作者单位：江苏省常州市地方志办公室副处长，高级经济师，中国管理科学学会高级会员

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